Consultora global · Catálogo interno de datos

Encontrar el dato era lo fácil; saber si podías usarlo, no

Diseño del catálogo donde los consultores de una firma global buscan los datos y cuadros de mando que la casa tiene licenciados, y descubren —antes de descargarlos— qué pueden hacer con ellos, cuánto cuestan y quién tiene que dar el visto bueno.

UX/UI Design
Arquitectura de información
Búsqueda y filtrado
Flujos de aprobación

Portada del catálogo con el buscador global, la navegación por temas y los bloques de recursos y novedades

Puerta de entrada: un buscador que abarca todo el catálogo y, debajo, tres formas distintas de llegar al dato sin escribir nada — por tema, por tipo de recurso y por el equipo que lo mantiene.

Mi rol: Senior Product Designer y único diseñador del producto. Auditoría del catálogo anterior, arquitectura de información, modelo de permisos, flujo de exportación, interfaz, sistema de componentes y prototipo navegable para las pruebas.
Equipo: Un product owner del cliente, dos responsables de gobierno del dato, una persona del equipo de licencias como experta de dominio, seis desarrolladores y yo.
Duración: 18 semanas (feb – jun 2024) en tres entregas: auditoría y arquitectura, ficha de activo y modelo de permisos, y flujo de exportación con su sistema de componentes.
Plataforma: Aplicación web interna de escritorio para toda la firma. Rejilla de 1440 px con contenido a 1280, raíl de filtros de 256 y columna de ficha de 405. Sin versión móvil en el alcance.
Usuarios: Tres perfiles: el consultor que busca datos para un proyecto, el responsable del activo que aprueba o rechaza cada petición, y el equipo de licencias que audita después lo que se descargó y con qué cargo.
Alcance: 2 áreas, 3 pestañas por activo, 2 modelos de precio, 7 usos con tres estados posibles, un asistente de exportación de 4 pasos, 2 tipos de activo y unos 50 componentes con sus estados.

01 — El desafío

Sesenta conjuntos de datos y ni una sola respuesta clara

La firma compra datos de mercado a proveedores externos: producción agrícola, precios químicos, comercio internacional, energía. Cada contrato trae sus propias condiciones. Unos se pueden enseñar a un cliente y otros no. Unos se facturan al proyecto por registro descargado y otros son de uso libre. Algunos permiten publicar una cifra en un informe pero no construir un producto con ella.

Toda esa letra pequeña vivía en anexos en PDF y en la cabeza de tres personas del equipo de licencias. El catálogo anterior listaba los activos y poco más: quien encontraba un dataset se lo descargaba y, en el mejor de los casos, preguntaba por correo si podía usarlo. En el peor, no preguntaba.

El encargo no era hacer un buscador mejor. Era conseguir que la pregunta «¿puedo usar esto para lo que necesito?» tuviera respuesta en la misma pantalla en la que se encuentra el dato, y que la respuesta quedara registrada.

De 5 días a 4 horas

es lo que pasó a tardar una petición de acceso: de una cadena de correos con el equipo de licencias a una aprobación con un botón y trazabilidad.

El objetivo de negocio

Que nadie descargue un dato sin haber visto sus condiciones de uso.
Que cada descarga quede imputada a un proyecto y a un código de cargo.
Que el equipo de licencias deje de ser el cuello de botella y pase a ser el que audita.

02 — Restricciones y alcance

Diseñar encima de contratos que no se pueden reescribir

Las reglas del producto no las puso el equipo de diseño: las pusieron los contratos con los proveedores y el departamento de riesgos. El margen estaba en cómo se enseñan, no en cuáles son.

De negocio y de gobierno del dato

Dos modelos de precio conviviendo. Uso libre y cargo por registro. No se podía unificar: dependen del contrato de cada proveedor, y el segundo obliga a pedir un código de imputación antes de descargar.
Siete usos y tres respuestas. Cada activo dice, para cada uso posible, si está permitido, prohibido o condicionado. No hay un «depende» genérico: la matriz venía cerrada por licencias.
La aprobación tiene nombre y apellidos. Toda exportación restringida la firma una persona concreta. El diseño tenía que hacer visible quién es antes de empezar, no después de enviar.
Las descargas caducan. Varias licencias obligan a destruir el material al cerrar el proyecto, así que cada export nace con fecha de caducidad y eso había que enseñarlo.

Técnicas y de organización

Sistema de diseño corporativo cerrado. Tipografías, color y componentes base venían dados por la firma. Lo nuevo tenía que entrar como extensión, no como excepción.
Catálogo heredado en producción. Miles de activos ya cargados, con metadatos desiguales. El diseño tenía que aguantar fichas incompletas sin parecer rota.
Dos tipos de activo con la misma piel. Conjuntos de datos y cuadros de mando comparten ficha, pestañas y flujo de exportación, y solo cambian en el contenido de la primera pestaña.
Solo escritorio. Se usa desde el portátil de trabajo, con tablas anchas y muchas columnas. No hubo versión móvil en el alcance.

03 — Proceso y decisiones clave

Nadie buscaba un dataset: buscaban permiso

En las entrevistas con consultores apareció un patrón que cambió el producto. Casi nadie llegaba al catálogo con la pregunta «¿qué datos hay sobre agricultura?». Llegaban con una pregunta mucho más concreta: «necesito una cifra de producción para una propuesta a un cliente, ¿cuál de estas puedo enseñar?».

La versión que llevábamos entonces trataba las condiciones de uso como documentación: un enlace al anexo, al final de la ficha. Ese hallazgo las subió de categoría. Pasaron a ser una de las tres pestañas del activo, con el mismo peso que la descripción y que los datos, y su señal más importante —el modelo de precio— subió hasta la tarjeta del listado, para que se vea sin entrar.

El segundo hallazgo vino del otro lado. Los responsables de aprobar peticiones no rechazaban casi nunca: rechazaban porque les faltaba contexto. No sabían para qué proyecto era ni qué se iba a hacer con el dato. Por eso el asistente de exportación pregunta el propósito antes que el nombre del archivo: el formulario no está para ponérselo difícil a quien pide, sino para que quien aprueba pueda decir que sí.

Trade-offs

Los permisos como pestaña, no como aviso legal

Descartado: un modal de condiciones al entrar en la ficha, que se acepta y desaparece.
Por qué: lo que se acepta al entrar no se lee. Como pestaña, las condiciones se pueden consultar mil veces y enlazar a un compañero.
Coste asumido: hay que hacer un clic para verlas. Se compensa subiendo a la tarjeta y a la cabecera las dos señales que más se consultan: el modelo de precio y el sello de certificación.

Tres estados de permiso, no dos

Descartado: reducir cada uso a permitido o prohibido, que era la petición inicial del equipo de producto.
Por qué: la mitad de los casos reales son «sí, pero». Forzar el binario obligaba a marcar como prohibido lo que en realidad solo necesita una autorización.
Coste asumido: un tercer icono que aprender. A cambio, el candado ámbar es el que más consultas evita, porque lleva su condición escrita en el tooltip.

Escribir «I Acknowledge» a mano

Descartado: una sola casilla de «he leído y acepto» al final del asistente.
Por qué: el equipo de riesgos necesitaba un acto deliberado por cada exportación restringida, no un clic por inercia. Teclear la fórmula obliga a detenerse.
Coste asumido: fricción en el paso más repetido. Es la única fricción del producto que se defendió como intencionada.

El coste, antes de abrir el asistente

Descartado: enseñar el importe en el último paso, junto al botón de enviar, como en una compra.
Por qué: quien descubre el cargo al final abandona y escribe un correo preguntando. El aviso corto previo dice el precio por registro y qué cuenta como registro.
Coste asumido: un modal más antes del asistente. Bajó los abandonos a la mitad en las pruebas.

Evolución: de la auditoría a la interfaz

Semanas 1-3 · Auditoría del catálogo anterior. Inventario de metadatos, nueve entrevistas con consultores y tres sesiones con el equipo de licencias. De ahí sale el mapa de qué se pregunta, a quién y por qué correo.
Semanas 4-6 · Arquitectura y taxonomía. Los cuatro ejes de filtrado (modelo de precio, región, sub-sector y función) y la decisión de que los dos tipos de activo compartan una sola ficha de tres pestañas.
Semanas 7-10 · Ficha y modelo de permisos. La matriz de usos con sus tres estados, la columna de gobierno con dueño, steward y experto, y las insignias que viajan hasta el listado.
Semanas 11-14 · Flujo de exportación. El asistente de cuatro pasos, sus dos variantes de precio, el acuse de recibo y los correos de solicitud y de aprobación.
Semanas 15-18 · Sistema, pruebas y handoff. Prototipo navegable, prueba moderada con ocho consultores, biblioteca de componentes con todos sus estados y guía de interacción.

04 — Solución final

Cada pantalla contesta una pregunta distinta

El recorrido completo son cinco pantallas: el listado, donde se descarta; la ficha, donde se decide; los permisos, donde se comprueba; los datos, donde se mira antes de pedir; y el asistente, donde se justifica.

Resultados de búsqueda con el raíl de filtros a la izquierda y las tarjetas de activo a la derecha — Búsqueda de «Agriculture»: sesenta resultados, cinco filtros aplicados y las tarjetas mostrando tipo, etiquetas, modelo de precio y certificación.

Ficha de un conjunto de datos con la descripción a la izquierda y la columna de gobierno a la derecha — Ficha de activo: identificación y estado arriba, tres pestañas, y a la derecha la trazabilidad completa de quién publica, quién es dueño y a quién preguntar.

Pestaña de condiciones de uso con el aviso de restricciones y la matriz de usos permitidos — Condiciones de uso: las restricciones del proveedor a la izquierda, las reglas de atribución debajo y, a la derecha, la respuesta a «¿para qué puedo usar esto?».

Pestaña de exploración de datos con su raíl de filtros y la tabla de previsualización — Exploración: se acota el subconjunto que interesa antes de pedirlo, con la advertencia de aprobación siempre visible sobre la tabla.

Primer paso del asistente de exportación con los campos de propósito y el cargo calculado — Paso uno de cuatro: para qué se va a usar el dato, a qué proyecto se imputa y cuánto va a costar, antes de tocar nada más.

Aviso de coste previo a la exportación de un activo con cargo

Antes del asistente, un aviso corto: cuánto cuesta por registro, qué cuenta como registro y que hay condiciones que aceptar. Quien descubría el cargo al final abandonaba y escribía un correo.

Paso de verificación de condiciones de uso con las siete casillas y el campo de acuse de recibo

El segundo paso no se puede pasar en diagonal: cada restricción es una casilla y, al final, hay que teclear la fórmula de acuse de recibo. Es la única fricción del producto que se defendió como intencionada.

Último paso del asistente, con el nombre del export y el botón de enviar

El cuarto paso pide una sola cosa: cómo se va a llamar el export. Ese nombre es el que aparecerá después en el espacio personal, en el correo de aprobación y en la auditoría del equipo de licencias.

Correo de acceso concedido con los botones de descarga y el resumen del export

La aprobación sale del producto y entra en el correo, que es donde se trabaja. Dos acciones, el resumen de qué se aprobó y las condiciones adjuntas. El responsable aprueba o rechaza desde su bandeja, sin entrar al catálogo.

Espacio personal con la tabla de exportaciones descargadas

Espacio personal: cada descarga con su versión, su proyecto, su cargo, su fecha y su caducidad. Es la pantalla que convirtió una obligación contractual —destruir el material al cerrar el proyecto— en algo que se puede cumplir.

Biblioteca de favoritos con el mismo modelo de tarjeta que los resultados de búsqueda

Los favoritos reutilizan la tarjeta del listado y un raíl de filtros reducido. Nada nuevo que aprender: es el mismo objeto en otra estantería.

Ficha de un cuadro de mando con sus casos de uso y sus fuentes de contenido

Los cuadros de mando comparten ficha, pestañas y flujo con los conjuntos de datos. Solo cambia la primera pestaña, que habla de casos de uso y de qué fuentes alimentan el tablero.

05 — Resultados y aprendizajes

El equipo de licencias dejó de contestar correos

Medido cinco meses después del despliegue, con los registros del propio catálogo y una prueba moderada con ocho consultores de tres oficinas.

4 h

de media entre pedir un acceso restringido y recibirlo. Antes, cinco días laborables de ida y vuelta por correo.

−71 %

consultas al equipo de licencias sobre si un dato se puede usar para algo. La matriz de usos las absorbió.

92 %

de las descargas con cargo quedan imputadas a un proyecto. Antes se reconstruía a posteriori y siempre faltaba una parte.

SUS 81

de usabilidad percibida con ocho consultores, y 29 de 32 tareas completadas sin ayuda.

Lo que cambió en el trabajo del equipo

La pregunta «¿esto se puede enseñar al cliente?» dejó de llegar por chat: se contesta en la pestaña de condiciones y se puede enlazar.
El equipo de licencias pasó de contestar peticiones una a una a revisar un registro de exportaciones con su propósito y su código.
Los responsables de activo empezaron a aprobar desde el correo, sin entrar al catálogo, que era la condición para que no se les acumulara.
Las fichas incompletas se volvieron visibles, y eso empujó a los publicadores a rellenar metadatos que antes nadie echaba de menos.

Retrospectiva

Sentar a licencias en las sesiones de diseño. La matriz de usos es literalmente su vocabulario. Traducirlo habría sido más rápido y mucho peor: se habría perdido el matiz del «sí, pero».
La fricción útil hay que defenderla dos veces. Escribir el acuse de recibo a mano se cuestionó en cada revisión. Sobrevivió porque estaba escrito por qué existía y qué pasaba si se quitaba.
Los metadatos desiguales no son un caso borde. Diseñar la ficha con la mitad de los campos vacíos desde el primer día evitó rediseñarla al cargar el catálogo real.
Lo que quedó pendiente. La matriz de usos no se probó con lectores de pantalla y los tres estados dependen de color e icono, pero el estado no está en el texto. Estaba listado como primera corrección de accesibilidad.
Lo siguiente. Avisar en el espacio personal cuando sale una versión nueva de un dato ya descargado. Fue la petición más repetida al cerrar las pruebas: nadie sabe si está trabajando con la versión vieja.

Un catálogo que también responde de lo que presta

El producto convirtió un listado de activos en un sitio donde el dato y sus condiciones viajan juntos: se busca por lo que importa, se ve qué se puede hacer con cada cosa antes de descargarla, se justifica para qué se pide y queda registro de quién lo aprobó. El equipo de licencias dejó de ser una puerta y pasó a ser una auditoría.